职场上遇到问题搞不定?PSA思考法——教你解决问题的通用模式

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有许多人玩乐致死,有许多人大吃大喝致死,没有人思考致死——海特

李岩是某中小企业的采购主管,刚入职那会斗志昂扬,入职公司三个月后,他总是满脸愁绪。在一次私下吃饭的时候听他诉苦,他向我吐槽心里积攒已久的怨气:

“今天开会我又被老板痛批了,本月的采购任务又没有达标!买回来的公司不卖,不采购的公司又老是催,这要我怎么办嘛,工厂那边供货又没那么快,我根本没有办法啊!”

供货不精准的问题已经困扰他三个月了。从入职那会,他才发现这工作不是那么好做,本以为只是普通的进货出货备货,没想到要涉及那么多的问题,这让他一下子没了辙。

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喝完两杯啤酒后,他收拾东西急急忙忙的走了:“那么多问题,换做天王老子来也搞不定,我就一小小的采购主管,你说公司也真能给我整事。”此次一别,我好久也没见过他。

两个月后,手机收到了他的信息,询问我有没有公司招采购职位的,给他推荐推荐。原来他被那家公司的老板以“能力不足,无法胜任”给辞退了。

我回复他说:我这边暂时没有,你自个找找吧!过了半个小时后他给我发来:“那真没办法了。”

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没办法

01:不会解决问题正在蚕食职场人的斗志

没人希望自己的工作生涯总磕磕碰碰,遭遇坎坷,我们期望自己的工作最好不会遇到任何困难,那样自己就能在岗位上长久轻松的干下去。但现实真的如我们所愿吗?

只要工作生活,就无法避免遇到问题。工作本质就是不断的去挑战和解决问题,企业的本质也就是在不断发现问题,改善并根治问题,所以想要“No problem”的度过一生,只是大多数人的一种奢望。

也就是说,问题客观存在。像李岩那样的职场人数不胜数,他们最致命的弱点是不会解决问题,在遇到问题的时候不去思考问题为何发生,仅通过浅尝辄止的尝试后,就以“没有办法”的说辞麻痹自己,然后晾着不去解决,或等待领导的指示。

在一次又一次的逃避中,他们失去了获得成就感的途径怎样解决职场问题,刚入职那会的斗志也逐渐丧失,好似对一切事物都失去了热情。

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02:“解决问题”的深层次含义

“解决问题”这个词语本身没有什用武之地,大多数人对此有着这样的刻板印象:

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但以上的想法都有不妥,解决问题的技巧并不是一种才能,与生俱来或者随机分配都某个人身上,它完全可以通过学习掌握。成为问题解决者需要掌握这些流程:

1.理解“解决问题”的基础:

在没有充分理解何为解决问题的前提下就付出行动,大多数时候都是在做无用功,最后达到的结果也是不甚理想,或者只解决了表面的问题,问题像“牛皮癣”一样过一段时间又复发。

解决问题的基础是要——发现导致问题的最本质原因,并且给予针对的可行性对策或方案。大多数问题的处理中,只要发现了最本质的原因,问题就已经被解决了60%,剩下的40%只需要提供解决方案即可。

2.理解整件事发生的场景:

不少人在解决问题的时候,还没弄清楚问题发生的场景,就开始制作对策了,最后呢?白忙活一趟,没有分析出导致问题的真正“元凶”。在李岩处理采购上存在的问题中,他关注到了部分货品供不应求,部分货品采购回来又堆积滞销,于是就采用“多出来的类别减少采购,少的增加备货量”的方法来处理,然而到了下个月,同样的情况又出现了。

事件的场景是客户的需求的动态改变,是市场需求的动态变动,李岩的关注点不应该只放在自己的采购数量上,因此该问题总是不能得到正确的处理。把握问题发生的整个场景,是了解问题的基础,对于充分解决问题至关重要。

3.有效的信息收集方法:

有效的信息收集方法,是为了帮助我们更好的理解问题,找出本质的原因,是一个问题解决的辅助工具。

收集信息需要做哪些工作?可以通过哪种途径快速获得我们要的数据信息?那种信息获取方式又是不适用问题解决的?

如果这些小细节做不到位,那么收集到的信息就不全面,不客观,对于制作后续的解决方案也会造成影响。

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4.数据的图表化:

图表是思考所需的重要工具。在第三步的基础上,我们手上已经掌握了足够的关于问题发生的信息,但是如果这些信息不能得到有效直观的呈现,那就会减少我们从中汲取到的信息量。

比如说公司的电商转化率不理想,但作为电商经理的你,把今年的数据全部提取出来了,堆放在同一个文件中,那么你能“看到”的信息就太狭隘了。

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数据图表化可帮助分析出要点

而解决这个问题的最佳方案,是要学会将数据图表化。图表的作用时能最直观、简洁的呈现出你所需要的信息,把那些多于的信息隐藏,并且还能透视到数据中隐藏的动态变化趋势。通过将数据视觉化,加深我们的对问题的理解。

5.熟练掌握问题解决的Framework:

框架的作用,就相当于给数据套用一个模板,我们需要制作一个框架,将问题整理到其中。这种框架可以是之前的人总结出来的实战经验,也可以是通过自己思考得出。有了框架,便可以以某种形式对问题进行分类,更好的读取其中的信息。

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6.进行日常训练:

问题的解决流程不是靠一次两次就可以成熟应用,需要从工作生活中的契机,不断加深理解和实践。

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解决问题的流程

举例:作为一名销售业务员,你第三季度的数据未达标,同比减少了50%,这是个大问题,解决不好领导可能会辞退你。

1.那么,运用我们的问题解决模式,第一件事就是找出未达标的本质原因。业绩不达标的原因是什么?是客户不和我下单,还是个人的努力不足?如果是客户不和你下单,那么为什么他们会一反常态?是市场行情普遍不理想,或是他们资金周转不足?再次深挖下去,就是为何市场行情不理想?你又会通过调研找到背后的原因。

2.把业绩不达标的问题,放到整个公司,甚至是市场层面分析,而非局限于某点局部的因素,否则最后制定的对策没有针对性。

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3.接下来就是收集数据。你需要收集哪些数据?怎么去收集?那些现成的数据还能使用吗?要想解决问题,客户的往年销售数据要调取吧,市场的数据,还有公司的备货数据等怎样解决职场问题,都是需要收集并加以分析的。

4.接下来就是把客户、市场、公司信息图表化呈现,加深理解,寻找到其中的关联。与此同时,套用某个框架,把问题要素分类整理,在这一步一步的剖析中,让解决方案浮现水面。

小结:任何问题都可以借鉴这个模式去解决,但具体的运用中,需要根据情况而定。不是每个问题都需要完美的执行每一个步骤,比如在一些简单问题上,就不需要建立框架,即可分析出本质原因与解决方案。

03:PSA思考法

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在这里介绍一个辅助解决问题的逻辑思考法则。当你初步有了解决问题的思维,再用上这种缜密的思考方法,能提高解决问题的效率,并且也更大几率找到基本诱因,从根源解除你所面临的危机。

(1)何为PSA思考法?

PSA思考法由日本著名企业经营顾问——“大前研一”提出,这个解决问题的逻辑思考法,是很多MBA和CPA都在用的解决问题方式。其中:

P:即Problem,问题

S:即Solving解决

A:即Approach,探索

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PSA逻辑思考法

这是一种理论性的思考事物的思路。缺乏这样的思路,我们通常在面对问题或没有先例的问题时,只是记住答案,不会主动去获取任何信息,也不会结合自身进行独特的探索,继而进行理论性的思考。

要想解决问题,首先正确思考自己所在公司、所从事的事业、工作中应该解决的问题是什么,其次对这个问题反复提出质疑,直至找到答案。

(2)运用时需要遵循的原则

1.不给自己设定上限

耐克公司的董事长曾说:如果不去挑战,成功与否将无从得知。

像李岩那样的职工,之所以缺乏解决问题的能力,很大原因出在给自己设定了上限。遇到问题的时候,动辄就说“没办法”,一鼓作气再而衰三而竭,类似的话说了三次以上就会泄气。如果说了没办法,就代表承认了自己不能解决问题,心中产生抵触情绪,思考也随之停止。

不能给自己设定限制,认为自己的能力不足,或者条件不允许,从而对问题采取放任自流的态度。问题的解决与否,和解决者自身的意念强度息息相关,所以要时刻具备“总是会有方法”的信念,才会有进行PSA思考的可能。

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有“问题必定可被解决”的坚定信念

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2.时常提出假设“What if...?”

“如果存在答案,会在哪个区间和范围内?会是怎样的情形?”、“如果情况变成这样,如何应对才是良性的?”,也就是说要掌握“What if...”的质疑方法,对问题进行多情境揣摩,这是PSA思考法解决问题的基础。

3.透过问题现象,归纳本质

大多数情况下,导致某个问题出现的原因只有一个。

很多时候,工作上出现了多个问题,其实它只是同一个问题以多种形式在作怪,呈现出多样的现象。如果没能把握住本质的原因,就会产生:问题太多了,没法解决!的退缩想法。

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三个原则

举一个书中的例子:

当你发现销售业务员没有职业精神,卖不出商品时,你开始对症下药:来回奔波于各个分厂、销售店,给予他们激励。然而,走完所以分店后问题还是没有改善。

于是你又认为是工资太固定,导致他们降低了工作积极性,于是你把他们的工资提高了一些,认为这样就能解决了,但几个月后,他们的销售业绩仍旧不理想。

此后,你又把问题归咎于工资不够高,再次下血本提高了几个点,最后情况仍旧没有改变。最后,你发现他们每个人把得到的钱,都花在娱乐消费上了;也就是说工资的高低对他们来说根本无所谓,问题的症结在于他们自身能力的缺乏,销售技巧的不成熟,甚至是没有任何销售技巧可言。

问题的根源在人,而你大费周章的“对症下药”,结果白忙活。所以透过现象,归纳本质的原因,这一点对于解决问题非常重要。

04:做好三个步骤

1. 建立自洽的体系

“自洽”体系的建立,是要使提问比例和为100%,从而显示问题的根源。譬如说A和B加起来构成一个整体,除A和B以外,再没有遗漏的内容,也没有重复的内容。如果将人分为男人和女人,那么加起来=100%,但如果把人分为男人和年轻人,这就不属于自洽。

在解决问题时,必须构建非常缜密的“比例和为100%”的研讨。比如在公司里。要找出“员工不想上班”的原因,就必须这么质疑:不想上班的是男性员工还是女性员工?是东部或是西部?是前端部门还是后勤部门?是文科出身还是工科出身?

建立自洽的质疑体系,就可以问题囊括在被质疑的范围之内。如果是男性/或者是东部/后勤/文科/的话,继而深挖背后原因即可。

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建立自洽

2. 建立假设,看到问题的本质

在解决问题的时候,比例和为100%,在A和B两个区间里的事件非常多,因为在解决一个问题的时候,会出现无数这样的质疑,而且还可能会不断出现。这时我们需要建立“说不定是这个原因”的假设,来印证我们的想法。

按照此程序对于不断出现的“A+B=100%”的事件进行排除,将原因的范围逐渐缩小,让本质原因浮出水面。

3.收集数据,验证假设

第三步是为了验证我们的假设而服务,我们需要收集数据来印证我们的假设。只有拿出事实,才能证明我们假设的正确性,保证最后导出的结果不会有偏差。譬如在李岩问题中,假设是客户资金的周转出现了问题,那么就要溯源去收集客户这方面的数据,最后汇总对比,看是否的确为该原因,导致客户成交量下降,降低合作意愿。

当我们的假设被证明为正确时,就可以思考清楚按照解决问题的对策,可以把问题解决到什么程度,也就是说能把问题根除到百分之几。

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以日本已经破产的“崇光百货”为例:在流通界发生本质性的变化的10年间,崇光百货的企业管理者一直坚信“位置就是一切“的理念,把店铺选址于黄金地段,并以此模式进行大规模扩张,最后导致了自己的破产清算。

这家公司在解决问题的时候,关注了表象的因素“区位条件“,而忽略了流通界的因为科技网络的进步带来的质变,此时的趋势是——B2B盛行、流通的竞争力由“地段“向“能采购最优质的、最便宜的物资”转变;当他们反应过来,大势已去。

05:总结:

1.会解决问题的员工、企业不多,其精髓是在形式多样的不同问题中,找出最本质的影响因素,然后针对其制定对策,才能如治病般针对症结根除。

2.解决问题之前,先理解解决问题要具备的流程,在辅助以缜密的PSA逻辑思考法,能从多样的问题表现形式中,快速准确的确定本质诱因,不被其他的干扰因素影响,且不会导致“找不到问题的根源,或只能治理表象问题的窘境。”

3.PSA思考法需要在日常训练中使用,这是一门需要实战的技巧,需要不断实践才可以掌握,因而在下次碰到问题的时候,不如尝试着用PSA的思维去寻找答案吧。

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参考资料:大前研一《100小时逻辑思考课》

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